Como organizar un evento y no morir en el intento

19 marzo, 2018

Ya sea en casa de modo informal o la organización de eventos empresariales   que requieren una planificación más medida, necesitas unas pautas para que todo salga a la perfección y no mueras por el camino. 

Tengas un año entero o un mes para prepararlo, el éxito del evento estará en esos pequeños detalles que la conviertan en una experiencia irrepetible.  



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Hay dos palabras claves que cualquier empresa que organiza eventos conoce a la perfección: Planificación y Organización. 

Pero, ¿ por donde se empieza a planificar para organizar correctamente el evento

Aquí te dejo unos cuántos consejos que a mi me han venido genial!

Objetivo del evento

Es muy importante que tengas claro el propósito de tu evento, es decir, saber que quieres conseguir con el mismo. 

Otro dato importante es conocer a tu público objetivo, deberás invitar a aquellos que realmente sepan que van a estar interesados en el contenido que ofrezcas en el evento. Ya se trate de la presentación de un producto, un taller o unas charlas más formales.


Planifica tu presupuesto 

Haz una lista de tareas con lo que vas a necesitar, como si de la lista de la compra se tratase. Es la mejor forma de planificar y no derrochar el presupuesto. 
Vas a recurrir a ella mil veces, es una ayuda para poder hacer el seguimiento de todas las cosas que vas haciendo. 

Apunta los pequeños detalles que se te ocurran , ya irás tachando lo que no veas necesario. 

Se me ocurre que el lugar tenga wifi , el lugar del evento, catering, posibles patrocinadores, regalos a los invitados. 





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Lugar de encuentro 

El espacio con el que cuentas es clave, de ello depende el número de personas que quieras invitar al evento . Lo mismo te viene bien el patio de un hotelito con encanto que necesites el alquiler de villas con piscina privada 

Busca patrocinadores que te ayuden a financiar el evento, se genera un feed back muy positivo por ambas partes. La empresa patrocinadora gana al exponer y dar a conocer su marca, crear nuevas lineas de negocio y tu en gastos .

Sea cual sea tu elección del lugar de encuentro  piensa en su ubicación, que sea de fácil acceso a tus invitados ya sea por transporte público o privado . 

Otra cosa que debes tener en cuenta es en dejar el lugar de encuentro tal y como lo encontraste antes de empezar. Lo mejor es contratar una empresa de limpieza de salas de fiestas  o preguntar si el lugar del evento ya tiene esto previsto.  


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Marketing

Puedes crear el evento del siglo pero si no cuentas con una red de marketing que te ayude a difundirlo, no has hecho nada . 

Promueve tu evento en redes sociales y otros recurso para hacerse sentir y la difusión del mismo sea efectiva. 

Haz campañas a través de facebook, instagram, twitter, linkedin o mailing , cualquier medio social es efectivo.  





Espero que estas pequeñas claves te ayuden a crear algún tipo de evento social en tu ciudad o alrededores 


Que pueda convertirse en una gran experiencia y puedas crear verdaderos lazos para tu negocio


Un beso

Rocio 


Instagram

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